現代のビジネスマンに手帳やノートは結局必要ないのか？

部下があほで困っております。
部下の無能は上司の無能ということなのですが、彼は単純にあほなのです。無能なのではなく阿呆なのです。
彼があほなのは私のせいではありません、親のせいです。

ただ、あほだからといって見捨てているわけではなく、
嫌いではありませんので毎日楽しく観察しております。

そんな彼の困ったところの一つは商談中のメモです。
彼は商談中に必死にメモをとります。彼をみるといつもこの画像を思い出します。

いやいや、メモ取るのが悪いかって言われると悪くないですよ。
そんな彼を見て辟易するのは私の悪いところかもしれませんが、彼いわくそのノートには必要なことの全てが書いてあるそうです。

私が何を言いたいかというと、
彼に将来的にはクライアントを担当してほしいと思って同行してもらっているのに、
商談中全く発言をせず議事録係に徹していることに辟易する。と言いたいところです。

メモは大切です、確かに。
でもコツを得れば全部が全部メモしなくても良いのです。

商談中のメモは３つのことを気をつければ乗り切れます。

まずは、

1.結論に至るまでの重要なチェックポイントのメモ

商談中はいきなり結論が出るケースばかりではありません。
話はあっちいったりこっちいったりしながら結論に達します。

これら全てをメモしていたら速記でもマスターしないとついていけません。
ではどうすればいいか？

プロセスのチェックポイントだけメモすればいいのです。
商談中はかならず何かしらの悩み、言い換えるなら課題が提示されます。

その課題を象徴的にメモします。見開きのノートなら上部に書いたり、
横向きなら左に大きく書くと良いでしょう。

次にそれに対する解決方法、いわばソリューションの候補を先程の課題の半分のスペースに書きます。
そして次にそれを実行するためのこまかなタスクを書けば一通りの流れが完成します。

具体的に課題解決が必要な商談の場合はこれで良いでしょう

次にですが、商談といっても雑談が大半をしめるような場合もあるでしょう。
そういった場合ははっきりいってメモはとらなくて結構です。

ただその節々にも覚えておかなければならないことは登場します。
それを間違いなく暗記できないと思えばメモは取るべきです。

人の名前だったりIDやパスワード、日付であったりデータの具体的な数字であったりです。
それらはメモしなければ仕方ありません。

一つ目とややかぶる部分もありますが、
商談中にでてくる「●日までに見積もりを送る」「契約書を●●さんに送付する」などという具体的なToDoは抜け漏れがないように記録するしかありません。

いつまでに、だれに、何をするということさえ抑えておけば箇条書きのメモで事足ります。

さて、ここまで書いておいてですが、
これらのことは本当に手帳や、ノートを使ってすべきことなのか？

こういう疑問が常々ついて回ります。手帳の場合はスケジュールが付いている場合がほとんどなので、
それだけで価値はあるのですが、弊社のようにGoogleAppsを導入しているような企業でしたらそれの意味も薄くなります。

これの答えとしては「特にアナログにこだわりがなく」「許容される環境であれば」メモはデジタルで行うべき。
私はこう結論づけます。

デジタルはクラウドの登場でアーカイブにしても検索する方法についても飛躍的に利便性が向上しております。
商談中のメモはEvernoteなどで記録しておけば共有機能でEvernoteユーザーでない人にもおくることができますし、
日付なども自動で記録できます。コピペや検索も可能です。

別に商談のメモはSalesforceでもiCloudでもなんだっていいんですが、
大事なことはアーカイブしておけることと、検索できるということです。

これがアナログにない良さです。
ただアナログな記録方法、ノートや手帳といったツールに利点はないわけではありません。
書くことによって得られるインスピレーションやクリエイティビティーは、言い方は悪いですが不便さから得られるメリットです。

クリエイターほどアナログの手法でメモを取ることを好む傾向にあるようになんとなく感じます。

また今となってはあまりないと思いますが、ノートPCやタブレットでメモを取ることを不快に思ったり、良しとしない職場もあるかもしれませんのでその場合は郷に入っては郷に従えですね。